臨検とは、労働基準監督署が行う調査のこと。労働基準監督官が企業に訪れ書類のチェックやヒアリングなどを実施して、労働基準法をはじめとしたさまざまな労働関連諸法令に違反していないか確認します。法律により労働基準監督官は強制的に会社に立ち入って調査する権利が認められているため、原則企業側は臨検を断ることはできません。

労働基準監督官は法律違反をしていることが判明した場合、司法警察官として逮捕・送検できる権限を持ってます。臨検は法令順守しているか確認することが目的で、事前に調査して対象企業を絞り込むわけではありません。そのため、いつ臨検監督が来ても問題が無いように備えておくことが重要となります。

臨検の種類

臨検には4つの種類があります。ひとつずつ見ていきましょう。

定期監督

定期監督は、一般的な調査となります。当該年度の監督計画により労基署が任意に調査対象を選択し、労働基準法や労働安全衛生法などに関して調査をします。原則予告なしで調査に訪れますが、事前に調査日程を連絡してから行うケースもあります。

申告監督

労働者から申告（告訴・告発）があった場合に、申告内容の真偽を確認するために行われる調査です。申告監督には労働者からの申告を明かした上で呼び出し状を発行するケースと、労働者を保護するために労働者からの申告であることを明らかにせず定期監督のように行うケースがあります。申告内容の調査だけでなく、定期監督と同じレベルで調査されることも多いです。

災害時監督

申告監督は、一定程度以上の労働災害が発生した場合に原因究明や再発防止の指導を行うための調査です。調査後に、労働災害の原因特定や、再発を防止するための指導が行われます。

再監督

是正勧告があった場合、再監督が行われます。是正勧告の違反内容が是正されたかどうかのチェックです。また、是正勧告書の期日までに是正報告書を提出しなかった場合にも行われます。

臨検で違反が見つかると？

臨検で違反が見つかった場合、状況に応じて下記の3ケースのいずれかになる可能性があります。

法令違反ではないが改善が必要な場合：指導票を交付
法令違反の場合：是正勧告書を交付
労働者に危険があるなど緊急を要する場合：使用停止等命令書を交付

是正勧告書に記載されている主な内容は「違反事項」「指導内容」「是正期限」であり、是正勧告書を受領したら記載されている期日までに違反事項や指摘事項を改め、その結果を労働基準監督署に報告しなければなりません。

なお、指導票や是正勧告書は、厳密に言うと行政指導なので強制力はありません。ただし法的強制力がなくても、労働基準監督官は「司法警察官」として逮捕・送検できる権限を持っているため、無視し続けると書類送検となってしまう可能性があります。改善して是正報告書を提出するのが賢明な判断と言えるでしょう。

臨検で指摘されやすいポイント

労働条件の明示

臨検において指摘されやすいポイントの1つが「労働条件の明示」です。

労働基準法において、労働条件は従業員と雇用契約を結ぶ際に使用者（雇用者）から書面で提示することが定められており、労働契約の期間や就業場所、従事すべき業務の内容、賃金、勤務時間や休日などの諸条件に関して明記されていなければなりません。

またパートタイム労働者についてはさらに昇給・賞与・退職金の有無についても明示することが義務づけられており、もし労働条件の明示に違反があった場合は罰金刑が科せられる可能性もあります。

そのため臨検の際には必ず明示した労働条件の内容を用意しておきましょう。

労働時間の超過や時間管理

労働条件として明示されている勤務時間や業務内容などがあるにもかかわらず、実際の労働時間は法的基準や労働条件を超過していたり、適正な時間管理や勤怠管理が行われていなかったりする場合、臨検によって指摘されるポイントになります。

また時間外労働に関する36協定の締結や変形労働時間制を導入するための手続きなど、適切な手順が履行されているかもチェック対象です。

もし法定労働時間の範囲を超えて従業員を働かせていたり、労働条件と勤務実態に違いがあったりする場合、臨検によって指導対象になります。

その他、適切な勤怠管理の方法やシステムも必要です。

労働者名簿や賃金台帳の作成

労働者の名簿や賃金台帳について作成し、一定期間保管することは事業規模の大小を問わず会社が守るべき労働基準法上のルールです。

そのため労働者名簿や賃金台帳を作成していなかったり、適切に保管されていなかったりすれば指導対象になります。また名簿や台帳は存在しても必要情報が記入されていなければ問題です。

就業規則の届出

常時10名以上の従業員が勤務している事業所などは、労働条件とは別に就業規則を作成して社内で共有し、またその就業規則を最寄りの労働基準監督署へ提出していなければなりません。

もし就業規則を作成していなかったり、労働基準監督署へ届け出て認められていなかったりした場合、労働基準法の違反となって罰則の対象になります。

賃金の不払いや未払い残業の有無

臨検で指摘されやすいポイントとして労働時間の超過や勤怠管理について挙げましたが、それと同時に賃金の不払いや残業代の未払い、休日出勤や深夜勤務などにおける割増賃金の適用といったお金に関する項目も臨検における重要チェック対象です。

なお、「不払い」とは賃金を支払う側がその義務を自覚していながら支払っていない場合を指し、「未払い」とは支払うべき賃金について自覚していないために支払われていない場合を指します。

当然ながら不払いも未払いもそれぞれ労働基準法の違反で罰則対象です。

臨検で提出が求められる書類

臨検で提出が求められる書類には、以下のようなものがあります。

ひとつめは労働基準法の順守の証明に必要な書類です。具体的には、以下のような書類を提出します。

企業の組織図
労働者名簿
賃金台帳
労働条件通知書
就業規則（労働時間制度等の別規程を含む）
労働者のタイムカードなど労働時間が適格に確認できる書類
各労働者の時間外労働・休日労働に関する協定届
変形労働時間制を採用している場合の関係書類
変形労働時間制のシフト勤務表
年次有給休暇の取得状況に関する書類

また労働安全衛生法の順守の証明に必要な書類には以下のようなものがあります。

安全管理者・衛生管理者の選任に関する書類
安全委員会や衛生委員会などの議事録など
安全委員会や衛生委員会などでの調査審議状況が確認できる書類
産業医の選任状況や面接指導の制度や実施状況が確認できる書類
健康診断の実施結果

臨検の流れ

臨検の流れは、大きく分けて4つあります。ひとつずつ見ていきましょう。

予告

臨検監督は、原則的に予告はありません。事前に予告することで、ありのままの状態を確認することが出来なくなる可能性があるからです。しかし担当者や責任者が不在であったり対応が出来ないような場合は、日程を変更してもらうようお願いすれば大概の場合は応じてもらえます。

また電話やFAXなどで予告してから訪問する場合もあります。ただし、事前に予告があっても調査予定日に長期間の猶予はありません。もし通知された調査予定日に実施が難しい場合は、労働基準監督署と相談の上で日時を決める流れとなります。

調査

実際の調査は、労働基準監督官が2名でやって来ます。調査の対象には社外秘となる情報もあるため、労働基準監督官は身分と訪問の目的を告げた上で責任者との面会を要求します。労働基準法でも、監督官は身分を証明する証票を携帯するよう義務付けられています。

調査の順番は明確に決まっていません。ただし、一般的には次のような流れで調査が行われることが多いです。

労働関係帳簿の確認
事業主または責任者へのヒアリング
書類や勤務実態の確認
労働安全衛生法に関する状況の確認
事業場内の立ち入り調査および労働者へのヒアリング
口頭による改善指導や指示

結果の報告（是正勧告書・指導票・使用停止等命令書の交付）

調査が終わると、労働基準監督官から調査結果の報告があります。調査の結果、法令違反や改善点が見つかった場合は是正勧告や指導を受けることになります。これらは当日にそのまま交付されることもありますが、後日、日時を指定されて労働基準監督署に出頭して交付されることの方が多いです。

法律違反の場合は是正勧告書が交付され、法令違反ではないけれど改善が必要な場合は指導票が、労働者に緊迫した危険があって緊急を要する場合は使用停止等命令書が交付されます。交付を受ける際には、事業主や責任者が出頭して受領日、受領者職、受領者氏名などを署名し、捺印して受領します。

是正報告書の提出

是正勧告や指導票を交付された場合、改善期日までに労働基準監督署に指摘された内容を改善し、「是正報告書」を提出します。

是正報告書は書式が決まっているわけではありませんが、基本的に違反内容と是正内容、是正完了日などを記載して、会社名や住所、代表者名を記入して押印して提出します。

以上が、臨検の一連の流れとなります。

臨検の対応

よく見られる違反事例には、就業規則に関する違反や労働時間に関する違反、有給に関する違反などが挙げられます。例えば従業員に対して事前に就業規則を知らせておらず、後にその事実が発覚した場合には是正勧告を受けることになります。またサービス残業や労働者に有休を取得させようとしないことで、是正勧告を受ける可能性もあります。

臨検調査に対しては、適切な対処をすることが非常に重要です。運が悪かったから指摘されたわけではなく、普段の積み重ねで起こることです。もし違反が改善されない場合には、司法処分の可能性が生じるだけでなく社会的な信用低下にも繋がります。万が一是正勧告を受けた場合には指導・指摘に従って速やかに対応し、期日内に報告書を提出するようにしましょう。

まとめ

臨検はランダムに行われるため、いつやってくるかわかりません。日ごろから法令を遵守することや適正な勤怠管理を行っていくことが大切です。また臨検は必要となる書類が多いため、いざ臨検がきてから慌てないよう情報を整理しておきましょう。